前回で紹介したとおり、販売管理の4つのポイントは、いつ、誰に、何を、いくらで 販売したかの管理です。
実際の販売管理業務は以下のような流れになります。
①見積
顧客からの引合いに対して、見積します。
受領帳票:見積依頼書(電話、FAX、メールでの依頼の場合もある)
発行帳票:見積書
②受注
顧客からの発注に応じて、受注します。
受領帳票:発注書
発行帳票:注文請書
*顧客からの注文請書の発行をもって顧客との個別契約成立とするのが一般的です。
注文請書には、4つのポイントを明記します。
いつ 納品日
誰に 請求先(納品先が異なる場合は、納品先)
なにを 商品やサービス
いくらで 金額
③輸送手配
商品を顧客指定の納品先に配達する輸送を手配します。
発行帳票:輸送依頼書
④出荷指図
出荷担当者や倉庫に対して、出荷の指図をおこないます。
発行帳票:出荷指図書
⑤出荷・納品作業
商品の出荷と、納品先へ納品をおこないます。
発行帳票:納品書
受領帳票:受領書(検収書)
⑥売上計上
受領書や検収書を確認したら、売上を計上します。
⑦都度請求、出荷案内
顧客に納品毎に都度請求をおこなう場合は、都度請求をおこないます。
発行帳票:請求書
*⑤の納品書と同封して請求書も商品と同時に顧客に届ける場合もあります。
納品先と、請求先が異なる場合は、納品書には金額が明記できない場合があります。
*請求先の顧客(納入先)に直送する場合等
この場合、⑤の納品書には、金額は記載しないで、別途請求先に金額入りの納品書
や出荷案内書を送付する場合もあります。
発行帳票:金額入りの納品書、出荷案内書
⑧一括請求
前回、販売管理のポイントとして、掛売り、分割払い、を紹介しましたが、都度請求をおこなうのではなく、月に1回、請求金額を締める日(締日などと呼びます)を決めて、その日までの請求金額を一括で請求することが、一般的によくおこなわれています。
発行帳票:請求書
私の経験では、個人のSOHOから、大企業まで、規模に関係なくこの業務は、ほぼ行っています。(それぞれの業務をシステム化しているかどうかは、まちまちですが・・)
また、①見積 の業務は、会社や業種ごとにやり方が色々わかれます。
次回は、①から⑧の業務に関連する付帯業務を紹介します。
弊社でも、上記の業務の流れに対応した、クラウド対応の販売管理サービスを提供しています。
SalesWeb クラウド 販売管理
http://www.salesweb.jp